Một công ty cần có những loại biển, bảng nào?

Biển hiệu công ty

Ngay từ khi thành lập, các doanh nghiệp đã bắt buộc phải làm biển công ty. Đây là phương tiện giúp nhận diện thương hiệu của công ty hoặc văn phòng làm việc, đồng thời cung cấp các thông tin cơ bản và cần thiết theo đăng ký kinh doanh.

Biển hiệu công ty thường được lắp đặt ở vị trí dễ nhìn thấy nhất tại nơi đặt trụ sở doanh nghiệp, chẳng hạn như bên trái hoặc bên phải mặt tiền của tòa nhà/văn phòng, giúp khách hàng và đối tác tìm đến dễ dàng hơn. Ngoài ra, biển hiệu công ty cũng phải được gắn tại tất cả các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của công ty.

Loại biển này thường được lắp đặt bên ngoài, chịu tác động trực tiếp của điều kiện thời tiết, do đó người ta thường làm bảng tên công ty từ chất liệu có độ bền cao như mica hoặc tem kim loại ăn mòn (đồng, inox).

Quy định về thiết kế và nội dung

Mặc dù biển hiệu có thể được thiết kế theo nhiều mẫu mã và chất liệu khác nhau, nhưng nội dung trên biển thường bao gồm các yếu tố như:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có)
• Tên cơ sở sản xuất kinh doanh (bắt buộc)
• Ngành nghề kinh doanh (nếu cần thiết)
• Logo
• Địa chỉ (bắt buộc)
• Số điện thoại (bắt buộc)

Trước khi thiết kế biển hiệu công ty, cần tuân thủ các quy định pháp luật nhằm tránh vi phạm không cần thiết. Một số quy định cụ thể theo Luật quảng cáo 2012 gồm:

• Tên công ty, địa chỉ và số điện thoại phải trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Nếu sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài, khổ chữ nước ngoài không được quá ¾  khổ chữ tiếng Việt và phải đặt bên dưới chữ tiếng Việt.
• Diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu và không được thể hiện bất kỳ nội dung quảng cáo nào.

Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng nếu vi phạm các quy định về biển hiệu như trên.

Biển lễ tân, logo công ty

Biển lễ tân, logo công ty là một loại biển trang trí, được bố trí ở vị trí quan trọng trong các khu vực đón tiếp khách hàng như quầy lễ tân hay phía sau khu vực bàn tiếp khách.

Quầy lễ tân là điểm đến đầu tiên mà khách hàng, đối tác tiếp xúc khi đến thăm doanh nghiệp. Do đó, biển lễ tân đẹp và chỉn chu sẽ tạo ấn tượng ban đầu tốt cho họ. Loại biển này thường được thiết kế một cách ấn tượng, chuyên nghiệp với các yếu tố mang tính nhận diện thương hiệu như logo, tên công ty, slogan…

Về mặt thi công, biển lễ tân thường là biển chữ nổi dùng công nghệ cắt CNC chính xác từ đa dạng chất liệu như inox, đồng, mica, kính, decal... có kết hợp thêm đèn chiếu để mang lại vẻ đẹp sang trọng, thời thượng, tạo ấn tượng mạnh cho người nhìn.

Biển phòng ban, khu vực

Một loại biển không thể thiếu trong các công ty đó là biển phòng ban, giúp phân loại và chỉ dẫn chính xác từng phòng, từng khu vực để nhân viên hay đối tác thuận tiện hơn trong quá trình làm việc. Chẳng hạn như: biển phòng giám đốc, phòng kinh doanh, phòng hành chính – nhân sự, phòng kế toán...

Với kích thước nhỏ, vị trí treo lắp của biển phòng ban chủ yếu ở gần khu vực cửa ra vào các phòng/bộ phận, khu vực. Thiết kế của biển rất đa dạng, từ đơn giản đến phức tạp. Các mẫu biển cơ bản chỉ gồm tên phòng ban trên một tấm nền. Tuy nhiên, nhiều công ty lựa chọn đầu tư hơn vào khía cạnh thẩm mỹ bằng cách thêm vào các yếu tố như đèn LED, chữ nổi hoặc logo, làm tăng tính chuyên nghiệp và trang trí không gian văn phòng.

Biển phòng ban có thể được làm từ nhiều chất liệu khác nhau, như gỗ, kính, mica phun sơn, dán decal hoặc biển inox/đồng ăn mòn, tùy thuộc vào phong cách và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Biển chức danh

Biển chức danh cũng là một trong những vật dụng không thể thiếu đối với những văn phòng. Biển này thường thể hiện chức danh của một cá nhân nào đó trong doanh nghiệp như giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, nhân viên giao dịch… Làm biển chức danh vừa thể hiện được tính chuyên nghiệp bài bản của công ty, vừa giúp khách hàng, đối tác dễ dàng nhận diện chức vụ của một người nào đó trong doanh nghiệp, nhờ đó quá trình giao dịch và làm việc của tất cả mọi người sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Biển chức danh thường được đặt ở vị trí dễ nhìn thấy, phổ biến nhất là trên bàn làm việc hoặc treo ở trước cửa phòng. Kích thước biển vừa đủ để hiển thị tên và chức vụ với phông chữ rõ ràng. Khi thiết kế biển nên chọn màu sắc phù hợp với không gian và phong cách công ty.

Giống với biển phòng ban, biển chức danh thường được làm bằng chất liệu phổ biến như gỗ, mica, kính, inox, đồng…. Tùy thuộc vào phong cách thiết kế và vị trí lắp đặt, biển chức danh có thể được tùy chỉnh với nhiều mẫu mã khác nhau để phù hợp với nhu cầu và sở thích của từng doanh nghiệp.

Biển chỉ dẫn, nội quy

Biển chỉ dẫn là công cụ hữu hiệu giúp khách hàng và đối tác dễ dàng tìm kiếm vị trí của các khu vực trong tòa nhà. Thường được đặt ở những vị trí dễ nhìn như cửa ra vào chính hoặc gần thang máy, biển chỉ dẫn bao gồm sơ đồ và thông tin về từng tầng, từng phòng của các doanh nghiệp. Chỉ cần nhìn vào biển chỉ dẫn này là người dùng ngay lập tức biết rõ vị trí mình cần đến đang nằm ở tầng nào, vị trí nào, hướng đi ra sao…

Cùng với biển chỉ dẫn, biển nội quy cũng là một trong những loại bảng biển được sử dụng khá nhiều, bao gồm nội quy công ty, nội quy PCCC, nội quy thang máy,... Biển nội quy quy định những nguyên tắc mà tất cả mọi người trong tòa nhà, bao gồm nhân viên, đối tác và khách hàng cần tuân thủ để tăng hiệu quả công việc cũng như phối hợp với nhau tốt hơn. Biển này thường đặt tại sảnh chính hoặc hành lang các tầng, nơi có nhiều người qua lại trong công ty để hầu hết mọi người dễ dàng đọc được, từ đó đảm bảo an toàn và trật tự trong tòa nhà. 

Thiết kế các loại biển này không cần quá cầu kì phức tạp về mặt thẩm mỹ, chỉ cần nội dung rành mạch dễ hiểu và màu sắc tương phản cao là được. Ngoài ra nên kết hợp thêm các biểu tượng, ký hiệu quốc tế để không làm quá tải người đọc nếu chỉ dùng mỗi văn bản. Về vật liệu, chúng có thể được làm từ mica, decal hoặc bạt hiflex để dễ dàng thay đổi nổi dung hoặc bền hơn, hiện đại hơn là kim loại như alu, đồng, inox,...

Bảng/thẻ tên nhân viên

Bảng hoặc thẻ tên nhân viên là một phiên bản thu nhỏ của biển chức danh, với mục đích giúp phân biệt cá nhân trong công ty và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức. Mỗi thẻ tên là đại diện của một cá nhân trong môi trường làm việc, giúp khách hàng cũng như đồng nghiệp dễ dàng nhận diện và giao tiếp.

Về thiết kế, thẻ tên nhân viên thường được cài trên áo trước ngực bằng hai cách phổ biến: nam châm hoặc ghim. Loại ghim truyền thống giúp cài chắc chắn vào áo, hợp với các loại đồng phục hoặc áo bảo hộ lao động. Ngược lại, bảng tên nhân viên nam châm dễ dàng gắn và tháo ra mà không làm hư hại vải, phù hợp với những văn phòng không quy định bắt buộc về trang phục. 

Thẻ tên được chế tác từ nhiều chất liệu khác nhau, mỗi loại mang những đặc điểm riêng. Thẻ mica nhẹ, bền, và thường được in với màu sắc tươi sáng, rất phù hợp cho các môi trường làm việc năng động. Trong khi đó, thẻ đồng lại thể hiện sự sang trọng, thường được ưa chuộng trong các công ty lớn hoặc các vị trí lãnh đạo. Thẻ inox hoặc nhôm có độ bền cao và tính thẩm mỹ vượt trội, tạo ấn tượng mạnh và thể hiện sự chuyên nghiệp cho người sử dụng.

Tóm lại, doanh nghiệp cần lựa chọn các loại biển, bảng phù hợp để đáp ứng yêu cầu pháp lý và tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Từ biển hiệu, biển phòng ban, đến bảng tên nhân viên, đầu tư hợp lý vào thiết kế và chất liệu sẽ giúp nâng cao tính thẩm mỹ và hỗ trợ quá trình làm việc hiệu quả hơn.