Những điều chuẩn bị khi đặt biển tên chức danh số lượng lớn

Bất kỳ sản phẩm nào khi đặt in số lượng lớn thì người quản lý phải lên danh sách những điều cần làm và kiểm tra lại ít nhất hai lần để tránh xảy ra các tình huống ngoài ý muốn như sai tên, sai chức danh, hoặc sản phẩm không đạt yêu cầu. Để tránh những rủi ro đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị lập kế hoạch đặt hàng đầy đủ theo thứ tự dưới đây.

1. Vì sao cần chuẩn bị kỹ trước khi đặt biển tên chức danh số lượng lớn?

Dù cho doanh nghiệp, tổ chức hay trường học thì làm biển chức danh số lượng lớn đều không đơn giản như các đơn hàng nhỏ lẻ. Nó yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo tính chính xác, đồng bộ và hiệu quả chi phí. Dưới đây là những rủi ro doanh nghiệp có nguy cơ gặp phải khi không lập kế hoạch kỹ

• Mất thêm chi phí: Khi đơn hàng được chuyển vào giai đoạn sản xuất hàng loạt thì bất kỳ lỗi sai nào cũng sẽ gây ra thiệt hại đáng kể về thời gian và tiền bạc. Đặc biệt, các biển tên chức danh được khắc laser, in UV hoặc gia công CNC thì sửa chữa gần như là không thể và phải buộc phải làm lại từ đầu.
• Ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp: Khi biển tên bị sai chính tả, không đồng bộ về màu sắc, font chữ, chất liệu hay kích thước thì có thể làm xấu hình ảnh công ty trong mắt các đối tác tiềm năng.
• Chấm tiện độ: Nếu doanh nghiệp đang cần làm biển chức danh cho các sự kiện lớn và quan trọng như lễ kỷ niệm, khánh thành, hội thảo… thì bất kỳ sai sót nào cũng sẽ ảnh hưởng tới tiến độ kế hoạch. 

2. Danh sách những điều cần chuẩn bị trước khi đặt hàng biển chức danh

Để đảm bảo quá trình đặt hàng diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ, doanh nghiệp có thể tham khảo danh sách những việc cần làm dưới đây.

2.1. Xác định rõ số lượng biển tên chức danh

Đây là bước quyết định tới 80% độ chính xác của sản phẩm nên bạn càng lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết càng tránh được những rủi ro ngoài ý muốn. 

• Thống kê đầy đủ họ tên, chức danh, đơn vị công tác (nếu có): Những thông tin này cần phải chính xác tuyệt đối và xác minh lại chính tả, viết hoa, dấu câu...
• Phân loại theo phòng ban, vị trí, cấp bậc (nếu cần): Việc này giúp dễ quản lý và chia nhóm theo mẫu thiết kế phù hợp do biển phòng giám đốc có thể dùng chất liệu khác với nhân viên.
• Sử dụng file thống kê: Do đơn hàng số lượng lớn nên dùng Excel của Microsoft hoặc Google Sheet để giúp dễ dàng quản lý và đối chiếu thông tin khi cần.

2.2. Lựa chọn chất liệu phù hợp làm biển tên chức danh

Tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn vật liệu phù hợp. Một số loại chất liệu phổ biến để làm biển chức danh có thể kể đến là inox, mica, nhựa cao cấp, alu… Mỗi loại đều có ưu nhược điểm khác nhau nên cần phải so sánh và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.

2.3. Thống nhất kích thước và kiểu dáng biển tên

Trước khi đặt hàng, nhà sản xuất có thể gửi một số kiểu dáng và kích thước mẫu để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn. Mỗi loại biển đều có kích thước tiêu chuẩn cụ thể như biển chức danh để bàn thường là 20 x 10cm, biển treo cửa là 25 x 8cm…Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể chọn dáng vuông, bo góc, hình elip, hình khiên cho biển tên nhân viên. 

2.4. Kiểm duyệt mẫu biển tên chức danh kỹ càng

Đây là bước quan trọng nhất khi ảnh hưởng đến toàn bộ diện mạo biển chức danh nên bất kỳ sai sót nào cũng có thể khiến toàn bộ đơn hàng bị hủy, không thể sử dụng được. Do đó, bạn nên thiết kế 1 - 2 mẫu dự trú cũng như kiểm tra font chữ, cỡ chữ, logo đúng màu sắc của thương hiệu, căn chỉnh thẳng hàng, bố cục rõ ràng.

2.5. Dự kiến thời gian sản xuất

Bước này, doanh nghiệp phải trao đổi trực tiếp với nhà sản xuất để thống nhất lịch trình, tránh ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức. Đặc biệt, bạn phải dự trù thêm thời gian để phòng tránh những tình huống ngoài ý muốn như điều chỉnh nội dung hoặc bổ sung thêm số lượng. Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu nhà sản xuất giao hàng theo nhóm, ưu tiên những thiết kế số lượng ít, phức tạp cho các cấp lãnh đạo.

2.6. Lên kế hoạch dự phòng

Doanh nghiệp phải luôn chuẩn bị những phương án dự phòng cho các tình huống xấu có nguy cơ xảy ra như giao hàng chậm, sản phẩm không đúng yêu cầu, đơn hàng bị thiếu… để có thể xử lý kịp thời và không ảnh hưởng tới kế hoạch chung.

3. Tiêu chí lựa chọn nhà sản xuất biển tên chức danh số lượng lớn uy tín

Bên cạnh sản phẩm chất lượng thì doanh nghiệp cũng cần xem xét và lựa chọn những cơ sở sản xuất biển chức danh uy tín và chất lượng theo các tiêu chí sau

• Ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm sản xuất số lượng lớn: Nhiều xưởng nhỏ lẻ có thể cố nhận các đơn hàng lớn dẫn đến nhiều tình huống ngoài ý muốn như thiết hàng, sản phẩm sai… rất là cao.
• Không qua bên trung gian: Nhiều nơi chỉ tập trung nhận đơn hàng rồi sử dụng bên thứ ba để sản xuất khiến quá trình đặt hàng trở nên phức tạp và khi có nhu cầu chỉnh sửa sẽ mất nhiều thời gian phải hồi.
• Xem mẫu biển chức danh thật mà không phải ảnh ảo: Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, nhiều nơi sử dụng ảnh sản phẩm do trí tuệ nhân tạo (AI) khiến người xem bị đánh lừa.
• Kiểm tra đánh giá của khách hàng trước: Bạn có thể vào các hội nhóm trên các mạng xã hội để xem các nhận xét và hình ảnh thực tế từ những khách hàng trước.
• Quy trình làm việc rõ ràng: Nhà sản xuất phải có báo giá, hợp đồng và chính sách bảo hành rõ ràng và minh bạch.

4. Cách tối ưu chi phí khi đặt biển tên chức danh số lượng lớn

Đặt biển chức danh số lượng lớn thường là khoản đầu tư không nhỏ nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng các mẹo sau để giảm thiểu chi phí phát sinh ngoài ý muốn.

• Đặt số lượng chính xác ngay từ đầu: Tránh đặt làm biển chức danh số lượng quá lớn hoặc quá ít so với nhu cầu sử dụng. 
• Sử dụng thiết kế chung: Nhà sản xuất sẽ có nhiều mẫu biển để khách hàng lựa chọn, bạn có thể chỉnh sửa một tí là hoàn toàn có thể sử dụng.
• Tận dụng ưu đãi in số lượng lớn: Nhiều xưởng in sẽ có chính sách giảm giá khi đặt từ 50 - 100 - 200 biển trở lên.
• Chọn đơn vị có sẵn dịch vụ trọn gói: Đơn vị làm biển tên chức danh bao gồm thiết kế, sản xuất, giao hàng để tránh chi phí phát sinh khi thuê từng bên riêng lẻ.